Почта в Битрикс24: как подключить ящик, настроить отправку и связать с CRM

30.06.2026

Коротко: в Битрикс24 почта нужна не для того, чтобы заменить привычный почтовый клиент, а чтобы переписка с клиентом не пропадала мимо CRM. Подключается почтовый ящик за несколько минут — по протоколу IMAP, с паролем приложения вместо основного пароля. Дальше письма от клиентов начинают создавать лиды и подшиваться в сделки, а вся история общения видна руководителю и остаётся в компании, даже если менеджер уволился. Отдельная и часто путаемая задача — настройка отправки почты в «1С-Битрикс: Управление сайтом», то есть письма самого сайта: там речь про SMTP и доставляемость, а не про CRM.

Содержание:

• Какая бывает почта в Битрикс24
• Что даёт связка почты и CRM
• Как подключить почтовый ящик
• Как отключить ящик или сменить почту
• Какой ящик выбрать под задачу
• Сколько ящиков можно подключить
• Общий ящик отдела и права доступа
• Кто видит переписку и кто управляет ящиками
• Письма и CRM: лиды, сделки, шаблоны
• Уведомления на почту: как настроить и убрать шум
• Почта отключена, письма не приходят: что делать
• Настройка отправки почты на стороне сайта
• Частые вопросы

Какая бывает почта в Битрикс24

Слово «почта» в Битрикс24 закрывает четыре разные вещи, и путаница между ними — источник большинства вопросов.

• Личный почтовый ящик сотрудника. Менеджер подключает свой рабочий адрес, видит письма внутри портала, отвечает оттуда же. Другие сотрудники его переписку не видят.
• Общий ящик отдела. Адреса вида info@, sales@, zakaz@. Подключаются один раз, доступ к ним даётся нескольким сотрудникам, письма из них создают лиды.
• Корпоративная почта на своём домене. Создать новый почтовый ящик прямо в Битрикс24 нельзя: портал работает только с уже существующими ящиками. Адреса на домене компании сначала заводят у почтового сервиса или на своём почтовом сервере, а затем подключают к порталу так же, как любой другой ящик.
• Системные письма портала. Уведомления о задачах, напоминания, приглашения новых сотрудников. Они рассылаются самим Битрикс24 и настраиваются отдельно от почтовых ящиков.

Важно понимать: подключение почты не переносит письма с сервера в Битрикс24 навсегда и не заменяет почтовый сервер. Ящик остаётся там, где был — на Яндексе, Mail, Google или своём сервере. Битрикс24 подключается к нему по IMAP и синхронизирует письма, отражая их у себя.

Что даёт связка почты и CRM

Основная ценность не в удобстве чтения писем — для этого почтовые клиенты и так неплохи. Ценность в том, что переписка перестаёт быть личным делом сотрудника.

• Письмо от нового адреса создаёт лид. Обращение не теряется, даже если менеджер в отпуске или забыл ответить.
• Переписка подшивается к сделке. Вся история по клиенту в одном месте: звонки, письма, задачи, счета.
• История остаётся в компании. При увольнении сотрудника переписка с клиентами не уходит вместе с его ящиком.
• Видно, ответили ли клиенту. Руководитель может проверить, сколько писем осталось без ответа, не заглядывая никому в ящик.
• Письма можно автоматизировать. Робот отправляет типовое письмо на нужной стадии сделки — без ручной работы менеджера.

Есть и обратная сторона, о которой честно стоит сказать. Автоматическое создание лидов из писем в первую неделю даёт вал мусора: рассылки, счета от поставщиков, служебные уведомления. Это лечится настройкой — исключением адресов и папок, — но настроить это нужно сразу, иначе CRM засорится и сотрудники перестанут ей доверять.

Как подключить почтовый ящик

Порядок подключения почты в Битрикс24 общий для всех сервисов, отличаются только детали авторизации.

1. Открыть раздел «Почта» на портале и выбрать подключение нового ящика. Битрикс24 предложит популярные сервисы — Яндекс, Mail, Gmail — и вариант «другой ящик» с ручными настройками IMAP.
2. Создать пароль приложения в почтовом сервисе. Это ключевой шаг, на котором спотыкаются чаще всего. Основной пароль от почты в большинстве сервисов не подойдёт: нужен отдельный пароль приложения, который создаётся в настройках безопасности почтового аккаунта.
3. Включить IMAP в настройках ящика. У части сервисов протокол по умолчанию выключен, и без него подключение не состоится.
4. Указать адрес и пароль приложения в форме подключения, при ручной настройке — сервер, порт и шифрование из справки почтового сервиса.
5. Выбрать глубину синхронизации. Сколько писем из прошлого подтянуть. Верхняя граница зависит от тарифа: по справке Битрикс24 это 7 дней на «Базовом», 30 дней на «Стандартном» и 90 дней на «Профессиональном» и «Энтерпрайзе». Столько же письма и хранятся на портале.
6. Решить, создавать ли лиды из писем, и указать, какие папки синхронизировать. Служебные папки и папки с рассылками лучше сразу исключить.
7. Отправить тестовое письмо с другого адреса и убедиться, что оно дошло, а лид создался так, как задумано.

Подключение ящика на своём домене отличается только тем, что параметры сервера вы берёте у своего хостинга или почтового провайдера. Никаких особых требований к домену нет — важно лишь, чтобы был доступен IMAP и работал выбранный способ авторизации.

Где указывать пароль к почте. Пароль вводится один раз — в форме подключения ящика, в поле рядом с адресом. Если почтовый сервис требует двухэтапную аутентификацию, туда вводят не основной пароль, а пароль приложения. Справка Битрикс24 отдельно предупреждает: в пароле должны быть латинские буквы и цифры, без символов вроде # и ^, иначе подключение может не пройти. Если пароль позже сменили, ящик нужно открыть в настройках и указать новый.

Как отключить ящик или сменить почту

Отключить ящик можно в самом разделе «Почта»:

1. Нажать на стрелку рядом со списком адресов и выбрать нужный ящик.
2. Открыть настройки (значок шестерёнки) и выбрать «Настройки ящика».
3. Нажать «Отключить» и подтвердить.

Отключённый ящик потом можно подключить заново. Чтобы «поменять почту» — например, перейти с личного адреса на рабочий, — старый ящик отключают, а новый подключают обычным порядком.

Частая ситуация — кнопка настроек неактивна. Отключить ящик может только тот сотрудник, который его подключил. Если ящик подключал коллега или уволившийся сотрудник, нужно обращаться к нему или к администратору портала, который видит все ящики в разделе «Управление ящиками сотрудников» (подробнее — ниже). И ещё одна деталь: при переходе на тариф с меньшим лимитом ящиков лишние, подключённые последними, отключатся автоматически. Поэтому редко используемые ящики лучше отключить заранее и самостоятельно.

Какой ящик выбрать под задачу

Чаще всего в компании нужны сразу несколько ящиков разного назначения. Ниже — как их обычно распределяют.

Главный принцип: не сваливать всё в один адрес. Ящик, куда одновременно падают заявки, счета и рассылки, невозможно нормально связать с CRM — либо получите мусорные лиды, либо потеряете настоящие обращения среди служебных писем.

Отдельный ящик специально под CRM заводить не обязательно: менеджер может подключить свой рабочий адрес. Но личный адрес на бесплатном почтовом сервисе для работы с клиентами — плохая идея: при увольнении сотрудника переписка уходит вместе с ним. Для клиентов лучше рабочий адрес на домене компании, а какой сервис его обслуживает — Яндекс, Mail или свой сервер, — для Битрикс24 значения не имеет: все подключаются одинаково, по IMAP.

Сколько ящиков можно подключить

Лимит считается на одного сотрудника и зависит от тарифа. По справке Битрикс24 на момент написания статьи:

Условия тарифов периодически меняются, поэтому перед покупкой лимит стоит сверить на странице тарифов Битрикс24.

Настроим Битрикс24 под ваш процесс. Подключим почтовые ящики, разведём общие и личные, настроим создание лидов без мусора и права доступа — см. услугу внедрение и настройка Битрикс24.

Общий ящик отдела и права доступа

Общий ящик — самая полезная и самая опасная часть почты в Битрикс24. Полезная, потому что именно туда приходят обращения. Опасная, потому что права на него раздают наспех.

Что стоит продумать заранее:

• Кто видит письма. Доступ к общему ящику даётся списком сотрудников. Давать его «всем на всякий случай» не нужно: в обращениях бывают персональные данные и коммерческие условия.
• Кто отвечает. Общий ящик без назначенного ответственного превращается в ящик, где все читают и никто не отвечает. Решается распределением лидов по ответственным.
• От какого имени уходит ответ. Клиенту привычнее получить ответ с того же адреса, на который он писал, а не с личного адреса менеджера.
• Что происходит при уходе сотрудника. Ящик отдела остаётся у компании, доступ у уволенного забирается, история сохраняется.

Права на почту живут внутри общей системы прав портала: то, что сотрудник видит в CRM, определяется его ролью. Как устроены роли и что кому открывать, подробно разобрано в статье про права доступа в Битрикс24.

Кто видит переписку и кто управляет ящиками

Вопрос «видит ли кто-то мои личные письма» задают почти в каждой компании. Ответ по справке Битрикс24 такой:

• Письма в ящике читает его владелец и те, кому он сам дал доступ. Администратор и руководитель без такого доступа письма не видят.
• Сам факт подключения — видно. В разделе «Почта → Управление ящиками сотрудников» администратор видит список всех подключённых ящиков и может менять их настройки, а руководитель видит ящики своих подчинённых, но настройки не меняет.
• Письма, сохранённые в CRM, видят все, у кого есть права на соответствующий лид, сделку или контакт.
• Коллеги с доступом к общему ящику могут читать, писать и удалять письма, но не могут менять настройки ящика.

Управлять ящиками сотрудников может не только администратор портала: администратор вправе выдать права на настройку ящиков другим сотрудникам — например, руководителю отдела продаж, — не делая его администратором всего портала. Это удобно, когда общих ящиков много и настраивать их приходится регулярно.

Письма и CRM: лиды, сделки, шаблоны

Когда ящик подключён, письма начинают жить внутри CRM. Механика такая.

• Письмо с неизвестного адреса создаёт лид, если это включено в настройках ящика. Дальше лид обрабатывается как любое другое обращение.
• Письмо с известного адреса подшивается к существующему контакту, компании или сделке — искать его отдельно не нужно.
• Ответ из карточки. Менеджер отвечает прямо из сделки, и ответ автоматически остаётся в истории.
• Шаблоны писем. Типовые ответы — коммерческое предложение, реквизиты, подтверждение заказа — сохраняются как шаблоны и подставляются в один клик.
• Отправка роботом. На нужной стадии сделки письмо уходит автоматически: например, напоминание о выставленном счёте через два дня.

Автоматическая отправка писем настраивается там же, где остальная автоматизация CRM, — роботами и триггерами. Как их собирать, разобрано в статье про роботов в Битрикс24, а сама карточка сделки со всеми полями и стадиями — в статье про сделки в Битрикс24.

Важно. Массовые рассылки через подключённый рабочий ящик делать не стоит. Почтовые сервисы ограничивают число писем в час и в сутки, и при превышении лимита ящик временно блокируется — вместе с обычной рабочей перепиской. Для рассылок используют отдельный сервис и отдельный адрес отправителя.

Уведомления на почту: как настроить и убрать шум

Второй по частоте запрос после подключения ящика — уведомления. Битрикс24 умеет дублировать на почту события портала: новые задачи, комментарии, упоминания, изменения в сделках, приглашения на встречи.

Настраиваются они на двух уровнях:

• Персонально. Каждый сотрудник в своём профиле указывает, о чём хочет получать письма. Это правильный уровень для тонкой настройки: у бухгалтера и у продавца потребности разные.
• На уровне портала. Администратор задаёт, какие уведомления вообще рассылаются и с какого адреса они уходят.

Практическое правило: чем меньше почтовых уведомлений, тем выше шанс, что важное заметят. Если сотруднику приходит тридцать писем в день от портала, он перестаёт их открывать — включая то единственное, ради которого всё настраивалось. Оставляйте на почте только то, что требует реакции и не должно ждать: назначенная задача с дедлайном, упоминание, входящее обращение. Всё остальное живёт в уведомлениях внутри портала.

Если письма от портала перестали приходить, порядок проверки простой: сначала смотрим настройки уведомлений в профиле, затем папку «Спам», затем — не отключил ли администратор рассылку на уровне портала.

Почта отключена, письма не приходят: что делать

Типовые сбои почты в Битрикс24 и их причины.

• «Почта отключена» или ящик помечен как неактивный. Чаще всего сменили пароль в почтовом сервисе, а пароль приложения не обновили. Лечится пересозданием пароля приложения и повторным подключением.
• Ошибка авторизации при подключении. Использован основной пароль вместо пароля приложения либо выключен IMAP в настройках ящика.
• Письма приходят с задержкой. Синхронизация идёт не мгновенно. По справке Битрикс24, пока владелец ящика работает на портале или для ящика настроено распределение писем по ответственным, письма подтягиваются примерно раз в 10 минут; если активности нет — раз в сутки; при открытии раздела «Почта» синхронизация запускается сразу. Плюс само письмо может идти до адресата до часа — так устроена доставка почты в интернете, и с Яндекс.Почтой это работает так же. Для мгновенной реакции на обращения лучше подходят формы и открытые линии, а не почта.
• Создаются мусорные лиды. Синхронизируются лишние папки или не заданы исключения по адресам. Настраивается в параметрах ящика.
• Дубли лидов. Один и тот же клиент пишет с разных адресов либо ящик подключён дважды — у сотрудника и как общий.
• Исходящие уходят в спам. Проблема не Битрикс24, а домена отправителя: не настроены записи SPF и DKIM. Проверяется на стороне DNS домена.
• Ящик заблокирован почтовым сервисом. Обычно после массовой рассылки с рабочего адреса; снимается на стороне сервиса.

Общий порядок диагностики: проверить, жив ли ящик в обычном почтовом клиенте, затем — пароль приложения, затем — настройки синхронизации папок, и только потом искать проблему в самом портале.

Настройка отправки почты на стороне сайта

Отдельная задача, которую часто ищут теми же словами, — настройка почты в «1С-Битрикс: Управление сайтом». Речь про письма самого сайта: подтверждение заказа, ответ на форму обратной связи, восстановление пароля, уведомление менеджеру о новой заявке. К Битрикс24 и CRM это не относится вовсе.

Что здесь важно:

• Почтовые шаблоны и события. В административной части каждому событию (новый заказ, новая заявка) соответствует шаблон письма с адресами отправителя и получателя. Если письмо не уходит, первым делом проверяют, активен ли шаблон и правильно ли указан адрес получателя.
• Отправка через SMTP вместо функции сервера. Стандартная отправка средствами хостинга часто приводит к попаданию в спам. Отправка через SMTP настоящего почтового ящика на вашем домене решает эту проблему.
• Адрес отправителя на своём домене. Письма от адреса на чужом домене почтовые сервисы отбраковывают заметно чаще.
• Записи SPF и DKIM в DNS. Без них письма с сайта уходят в спам даже при верной настройке отправки. Это самая частая причина жалобы «заявки с сайта не приходят».
• Проверка после каждого переезда. При смене хостинга или домена отправка писем ломается почти всегда, а замечают это спустя недели — по пропавшим заявкам.

Если заявки с сайта не доходят до менеджеров, проверять нужно именно эту часть, а не CRM. Такие проверки входят в поддержку сайта на Битрикс; что ещё она включает — в статье про поддержку сайта.

Частые вопросы

Как подключить почту в Битрикс24?
В разделе «Почта» выбрать свой сервис, включить IMAP в настройках ящика, создать пароль приложения и указать его вместо обычного пароля. Затем выбрать глубину синхронизации, папки и решить, создавать ли лиды из писем.

Можно ли подключить Яндекс.Почту или ящик на своём домене?
Да, оба варианта штатные. Для Яндекса нужен пароль приложения, для своего домена — параметры IMAP-сервера от хостинга или почтового провайдера.

Почему в Битрикс24 написано, что почта отключена?
Чаще всего истёк или был отозван пароль приложения — обычно после смены пароля от почты. Нужно создать новый пароль приложения и подключить ящик заново.

Видят ли коллеги мою личную переписку?
Личный ящик виден только сотруднику. Общий ящик отдела видят те, кому дан доступ. Письма, привязанные к сделке, видны по правам на эту сделку.

Чем настройка почты в Битрикс24 отличается от настройки почты в Битриксе на сайте?
Это разные системы. В Битрикс24 подключают почтовые ящики сотрудников и отделов, чтобы переписка попадала в CRM. В «1С-Битрикс: Управление сайтом» настраивают отправку писем самого сайта — шаблоны событий, SMTP и записи SPF и DKIM для доставляемости.

Можно ли создать новую почту прямо в Битрикс24?
Нет. Битрикс24 не является почтовым сервером и работает только с существующими ящиками. Адрес заводят у почтового сервиса или на своём сервере, в том числе на домене компании, и затем подключают к порталу.

Сколько почтовых ящиков можно подключить в Битрикс24?
Лимит считается на сотрудника и зависит от тарифа: по справке Битрикс24 это 1 ящик на «Базовом», 5 на «Стандартном», 10 на Профессиональном и Энтерпрайз 250, 11 и 12 на старших тарифах Энтерпрайз.

Как отключить почту в Битрикс24, если кнопка настроек неактивна?
Отключить ящик может только сотрудник, который его подключил: «Почта» → настройки → «Настройки ящика» → «Отключить». Если ящик подключал другой человек, обращаться нужно к нему или к администратору портала, который видит все ящики в разделе «Управление ящиками сотрудников».

Почему письма приходят в Битрикс24 с задержкой?
Письма подтягиваются по расписанию: примерно раз в 10 минут, пока владелец ящика активен на портале, и раз в сутки, если активности нет. При открытии раздела «Почта» синхронизация запускается сразу. Кроме того, само письмо может идти до адресата до часа.

← Все статьи