Задачи в Битрикс24: настройка задач, шаблоны и контроль выполнения

21.03.2026

Коротко: задачи в Битрикс24 — это не список дел, а рабочий контур: у каждой задачи есть постановщик, ответственный, срок и место, где хранится вся переписка по ней. Порядок появляется не от того, что задачи включили, а от того, что в компании договорились о правилах и один раз настроили задачи под них: кто ставит, что считается сроком, кто принимает результат, когда задача закрывается. Ниже — роли, настройки задачи, сроки, шаблоны задач, связь с проектами и CRM, и ошибки, которые чаще всего превращают задачи в мёртвый раздел портала.

Содержание:

• Как устроены задачи в Битрикс24
• Кто участвует в задаче и что может каждая роль
• Настройка задач: что включить до старта
• Сроки, чек-листы и учёт времени
• Шаблоны задач и повторяющиеся задачи
• Задачи, проекты и группы: в чём разница
• Автоматизация: роботы в задачах и связь с CRM
  • Дело или задача: в чём разница
• Как руководителю контролировать задачи
• Ошибки, из-за которых задачи не приживаются
• Частые вопросы

Как устроены задачи в Битрикс24

Задача в Битрикс24 — это отдельная сущность со своим сроком, участниками, комментариями и файлами. Всё, что относится к работе, живёт внутри неё: обсуждение не растекается по чатам и почте, а остаётся в карточке. Через полгода можно открыть закрытую задачу и увидеть, кто что решил и на каком основании.

Технически задачи не связаны с CRM жёстко: они работают сами по себе и годятся для любого отдела — бухгалтерии, производства, маркетинга. При этом задачу можно привязать к сделке или контакту, и тогда она будет видна прямо в карточке клиента. Это удобно, когда продажа тянет за собой работу других подразделений.

Смотреть на задачи можно четырьмя способами: списком, канбан-доской по стадиям, календарём и диаграммой Ганта для проектов со сроками. Представление — вопрос привычки команды, данные в них одни и те же. Задачи можно вывести и в общий календарь рядом со встречами — как это настроить, разобрано в статье календарь в Битрикс24. Практика показывает, что отделы продаж быстрее принимают канбан, а производственные подразделения — список с сортировкой по крайнему сроку.

Раздел задач есть на всех тарифах, включая бесплатный, но ограничения по количеству участников и по глубине автоматизации на тарифах разные. Прежде чем строить сложную схему, стоит проверить, что нужные инструменты доступны на вашем плане — посмотреть тарифы и завести портал можно бесплатно.

Кто участвует в задаче и что может каждая роль

Главная причина путаницы в задачах — непонимание ролей. В Битрикс24 их четыре, и права у них разные.

Постановщик формулирует задачу и принимает результат. Он может менять срок, переназначать ответственного и, что важнее всего, именно он закрывает задачу окончательно. Если постановщик не заходит в портал, задачи копятся в статусе «Ждёт контроля» и картина загрузки перестаёт быть достоверной.

Ответственный — тот, с кого спрос. Он один: разделить ответственность между двумя сотрудниками нельзя, и это правильно. Ответственный ведёт работу, отчитывается и переводит задачу в завершённые, после чего она уходит на проверку постановщику.

Соисполнители помогают ответственному. Они видят задачу, комментируют, прикладывают файлы, но не отвечают за результат целиком. Роль полезна, когда работа реально делится между людьми, и вредна, когда в неё сваливают всех подряд «чтобы были в курсе».

Наблюдатели только читают и получают уведомления. Это роль для руководителя или смежного отдела, которому нужно знать о ходе работы, но не нужно в ней участвовать.

Отдельный слой поверх ролей — права доступа портала: кто вообще видит чужие задачи и задачи подразделения. Настраиваются они не в самой задаче, а в структуре компании и ролях, и об этом подробно написано в статье права доступа в Битрикс24.

Настройка задач: что включить до старта

Настройка задач в Битрикс24 идёт на трёх уровнях, и путаница между ними — частая причина вопроса «почему у меня не так, как у коллеги». Названия пунктов в разных версиях интерфейса немного отличаются, но логика одна.

Уровень задачи: дополнительные параметры

В форме постановки, кроме названия, срока и участников, есть блок дополнительных параметров. Именно он определяет, как задача будет жить дальше. Стоит договориться, какие из них включаются в компании по умолчанию:

• Принять работу после завершения. Задача не закрывается, пока постановщик не проверит результат. Включать для всего, где результат нужно оценить: документы, расчёты, макеты. Для мелких поручений — не нужно, иначе постановщик утонет в приёмке.
• Разрешить ответственному менять крайний срок. Удобно для опытных сотрудников, опасно для потока задач от клиентов: срок начинает «плыть» без ведома постановщика.
• Пропускать выходные и праздники. Относительные сроки считаются в рабочих днях — важно для шаблонов вида «три дня с момента постановки».
• Учёт затраченного времени. Включать там, где время действительно анализируют: проекты, работы по часам, внутренняя себестоимость.
• Обязательный результат. Задачу нельзя завершить без комментария, отмеченного как результат. Полезно для задач, по которым потом ищут, «что в итоге решили».
• Связь с родительской задачей. Подзадачи могут сдвигать сроки родительской и закрывать её автоматически — включают для составных работ.

Уровень сотрудника: личная доска и уведомления

У каждого сотрудника есть личный канбан (в интерфейсе — «Мой план») со своими стадиями, свой набор колонок в списке и свои настройки уведомлений. Эти вещи не влияют на других, но от них зависит, будет ли человеку удобно. Шум от уведомлений разобран отдельно в статье про уведомления в Битрикс24.

Уровень портала: права и общие правила

Администратор задаёт, кто может видеть задачи подчинённых и отдела, кто может создавать и удалять задачи, работать с шаблонами и роботами. Здесь же принимаются решения, которые потом сложно менять: какие стадии будут у общих досок проектов и какие поля задачи обязательны. Пользовательские поля в задачах добавляются так же, как в CRM, — подробности в статье про поля в Битрикс24.

Практический итог настройки — короткий регламент на одну страницу: какие параметры включаем по умолчанию, кто принимает работу, что делать со сроком, который не успеваешь. Без него настройки у каждого окажутся своими уже через месяц.

Сроки, чек-листы и учёт времени

Срок — самое конфликтное поле в задаче. В Битрикс24 их фактически два: крайний срок, до которого работа должна быть сделана, и планируемые даты начала и завершения, которые нужны для диаграммы Ганта. Если компания использует только крайний срок, диаграмма будет пустой, и это нормально: не всем нужен план по датам.

Практическое правило: срок должен ставить постановщик, а не система. Задача без срока в отчётности выглядит как несуществующая — её не видно ни в просроченных, ни в плановых. Если культура «срок необязателен» закрепилась, задачи очень быстро перестают отражать реальную работу.

Чек-лист внутри задачи закрывает промежуточные шаги. Он полезнее, чем дробление на десяток мелких задач: работа остаётся одной единицей учёта, но виден прогресс. В чек-листе можно назначать ответственного на отдельный пункт — этого хватает для большинства составных работ.

Учёт времени включается по желанию: сотрудник запускает таймер или проставляет затраченные часы вручную. Здесь важно решить заранее, зачем вам эти цифры. Если чтобы считать себестоимость проектов и загрузку — учёт работает. Если чтобы «контролировать, кто сколько сидит» — команда начинает подгонять цифры, и данные теряют смысл.

Опишем правила постановки задач, настроим шаблоны, права и автоматизацию, обучим команду. Подробнее — внедрение и настройка Битрикс24.

Шаблоны задач и повторяющиеся задачи

Если задача с одним и тем же составом работ ставится регулярно, её стоит превратить в шаблон. Шаблон хранит название, описание, чек-лист, ответственного, соисполнителей, наблюдателей, дополнительные параметры и относительный срок — например, три рабочих дня с момента постановки. Дальше задача создаётся в два клика и всегда с одинаковым наполнением.

Как создать шаблон задачи в Битрикс24

1. Откройте раздел задач и перейдите к шаблонам (обычно — через меню рядом с кнопкой создания задачи или через пункт «Шаблоны»).
2. Создайте новый шаблон и заполните его как обычную задачу: название, описание с порядком работ, чек-лист.
3. Укажите участников. Если исполнитель каждый раз разный, ответственного оставляют пустым или ставят руководителя, который будет переназначать.
4. Задайте срок не датой, а сроком выполнения: сколько дней или часов с момента создания задачи.
5. Включите нужные дополнительные параметры — приёмку работы, учёт времени, обязательный результат.
6. При необходимости добавьте подзадачи: шаблон, из которого создаётся сразу набор связанных задач, закрывает многоэтапные процессы вроде подготовки к выставке.
7. Дайте доступ к шаблону тем, кто будет по нему ставить задачи, — иначе шаблон увидит только автор.

Шаблоны особенно окупаются на типовых процессах: приём нового сотрудника, подготовка коммерческого предложения, ежемесячная отчётность, запуск рекламной кампании. Один раз собранный чек-лист снимает половину вопросов «а что именно надо сделать».

Повторяющиеся задачи

Повторяющаяся задача — это шаблон с расписанием: ежедневно, еженедельно, раз в месяц или по своему правилу. Система сама создаёт очередную копию в нужный день. Типовой сценарий — регулярные проверки: резервные копии, сверка остатков, отчёт по рекламе.

Есть нюанс, о который спотыкаются почти все: если повторяющуюся задачу не закрывать, копии накапливаются и захламляют список. Поэтому повторяющиеся задачи имеет смысл заводить только на то, что действительно выполняется каждый раз, а не на пожелания. И второй нюанс: расписание живёт в шаблоне, поэтому остановить повторы нужно именно там, а не в очередной созданной копии.

Задачи, проекты и группы: в чём разница

Проект в Битрикс24 — это рабочая группа с задачами, чатом, диском и календарём. Задачи внутри проекта видят все его участники, а сама группа даёт границу: кто в проекте, тот в курсе.

Заводить проект стоит, когда работа имеет начало, конец и общий результат: запуск сайта, переезд офиса, внедрение системы. Для потока однотипных задач отдела проект не нужен — достаточно обычных задач с ответственными, иначе структура портала разрастается быстрее, чем ей успевают пользоваться.

Частая ошибка — заводить группу под каждого клиента. Через год таких групп сотни, участники в них давно поменялись, а найти нужную задачу невозможно. Работу по клиентам правильнее вести в CRM, привязывая задачи к сделкам: тогда история остаётся в карточке клиента. Как устроена карточка и стадии, разобрано в статье сделки в Битрикс24.

Как создать проект, чем проект отличается от группы и скрама, как работают общая канбан-доска и диаграмма Ганта — отдельная большая тема, она разобрана в статье проекты в Битрикс24.

Автоматизация: роботы в задачах и связь с CRM

В задачах, как и в CRM, есть роботы: действия, которые срабатывают при переходе задачи на определённую стадию канбана. Робот может отправить уведомление, поставить связанную задачу, изменить срок, сменить ответственного. Это снимает механическую работу, которую иначе делает руками руководитель.

Второй инструмент — создание задач из бизнес-процесса. Когда согласование документа доходит до нужного шага, процесс сам ставит задачу исполнителю и ждёт её завершения. Механика бизнес-процессов подробно разобрана в статье бизнес-процессы в Битрикс24.

Третий сценарий — задачи из CRM. Робот на стадии сделки ставит задачу смежному отделу: подготовить расчёт, отгрузить, выставить документы. Продажник при этом не переключается между разделами, а задача попадает туда, где её ищут. Как настраивать такие цепочки и почему робот иногда не срабатывает, разобрано в статье про роботов в Битрикс24.

Дело или задача: в чём разница

Из-за похожих названий дела и задачи в Битрикс24 путают чаще всего. Дело — это запланированное действие менеджера по клиенту внутри CRM: звонок, встреча, письмо, напоминание «перезвонить в четверг». Оно создаётся в карточке сделки, лида, контакта или компании, висит в её ленте и отвечает на вопрос «какой следующий шаг с этим клиентом». Задача — самостоятельная единица работы в разделе задач: у неё есть постановщик, ответственный, соисполнители, наблюдатели, чек-лист, комментарии и приёмка результата.

Практическое правило простое. Если действие делает сам менеджер и оно касается одного клиента — это дело. Если работу нужно передать другому человеку или отделу, дождаться результата и проверить его — это задача. Задачу можно поставить прямо из карточки сделки: она привяжется к сделке и будет видна в её ленте, так что продажник не теряет контекст, а исполнитель работает в привычном разделе задач. Роботы CRM умеют и то и другое: на нужной стадии запланировать дело менеджеру или поставить задачу смежному отделу.

Отдельный частый вопрос — как увидеть просроченные дела. Для менеджера это счётчики в CRM: на канбане и в списке сделок видно, у каких карточек есть дела на сегодня и просроченные. Для руководителя удобнее отбор по ответственному и сроку в списке дел или отчёт в аналитике CRM; если просрочка — системная проблема, проще не собирать отчёт вручную, а настроить робота, который напоминает менеджеру или сообщает руководителю. Как это сделать, разобрано в статье про роботов в Битрикс24.

Общее правило автоматизации: сначала процесс должен устояться в ручном режиме. Автоматизировать неописанный процесс — значит зафиксировать беспорядок и потом долго разбираться, почему система делает не то.

Как руководителю контролировать задачи

Первое, на что стоит смотреть, — просроченные задачи в разрезе сотрудников. Это не про наказания, а про диагностику: если у человека десять просрочек, обычно проблема не в дисциплине, а в том, что ему ставят задачи все подряд и без приоритетов.

Второе — задачи без срока и без ответственного. Их не видно в отчётах, и именно там чаще всего теряется работа. Регулярная чистка этого списка даёт больше порядка, чем любые призывы «работать в системе».

Третье — задачи, зависшие на приёмке. Когда сотрудник завершил работу, а постановщик неделю не принимает, страдает и мотивация, и статистика. Здесь помогает простое правило: принимать или возвращать в течение одного рабочего дня.

Штатная отчётность по задачам показывает количество поставленных, выполненных и просроченных задач по сотрудникам и отделам за период. Этого достаточно на старте. Углубляться в учёт времени и эффективность имеет смысл, когда команда уже привыкла работать в системе, а не наоборот.

Ошибки, из-за которых задачи не приживаются

Двое ответственных. Ответственность, разделённая между людьми, исчезает. Если работу делают двое, один ответственный, второй соисполнитель.

Задачи без сроков. Такая задача не попадает ни в один отчёт и живёт вечно. Срок обязателен, даже если он условный и потом сдвинется.

Слишком мелкое дробление. Когда в задачу превращается каждое действие, список становится нечитаемым. Мелкие шаги — это чек-лист внутри одной задачи.

Наблюдатели «на всякий случай». Десять наблюдателей означают десять человек с уведомлениями и ноль ответственности. Наблюдателя добавляют, когда ему действительно нужно знать ход работы.

У каждого свои настройки. Один включает приёмку работы, другой нет, третий разрешает сдвигать сроки. Через месяц отчёты по задачам сравнивают несравнимое. Лечится шаблонами и коротким регламентом.

Постановка в обход системы. Задача, озвученная голосом или в чате, для портала не существует. Пока в компании есть два параллельных канала постановки, данные в отчётах не будут отражать реальность.

Запуск без обучения. Сотрудники не пользуются тем, чего не понимают. Полчаса разбора на конкретных примерах экономят месяцы сопротивления — как выстраивается такой запуск, описано в статьях этапы внедрения CRM и обучение работе в Битрикс24.

Частые вопросы

Сколько ответственных может быть у задачи в Битрикс24?

Только один. Остальных участников добавляют соисполнителями или наблюдателями. Это ограничение сделано намеренно: у результата должен быть один владелец.

Как настроить задачи в Битрикс24?

На трёх уровнях: в самой задаче — дополнительные параметры вроде приёмки работы, учёта времени и права ответственного менять срок; у сотрудника — личная доска и уведомления; у администратора — права на задачи, общие стадии и обязательные поля. Параметры, которые компания использует по умолчанию, удобнее всего закрепить в шаблонах.

Как создать шаблон задачи?

В разделе задач перейти к шаблонам, создать шаблон и заполнить его как обычную задачу: описание, чек-лист, участников, срок выполнения в днях от момента постановки и дополнительные параметры. Затем дать доступ к шаблону тем, кто будет по нему ставить задачи.

Чем дело отличается от задачи в Битрикс24?

Дело живёт в карточке CRM — сделки, лида, контакта — и напоминает ответственному менеджеру о следующем шаге с клиентом: позвонить, встретиться, отправить письмо. Задача — отдельная сущность с постановщиком, исполнителем, соисполнителями, комментариями и приёмкой результата; её ставят, когда работа выходит за пределы одного менеджера или требует контроля.

Чем задача отличается от проекта?

Задача — единица работы с ответственным и сроком. Проект — рабочая группа, внутри которой живут задачи, чат, файлы и календарь. Проект заводят под работу с началом, концом и общим результатом.

Можно ли поставить повторяющуюся задачу?

Да, через шаблон с расписанием: ежедневно, еженедельно, ежемесячно или по своему правилу. Система сама создаёт очередную копию задачи в нужный день. Остановить повторы нужно в шаблоне.

Доступны ли задачи на бесплатном тарифе?

Базовая работа с задачами доступна, но ограничения по числу участников и по глубине автоматизации на тарифах различаются. Проверять доступность конкретных инструментов нужно по своему тарифу.

Что такое дела в Битрикс24?

Дела — это запланированные действия менеджера по клиенту в CRM: звонки, встречи, письма, напоминания. Они создаются в карточке сделки, лида, контакта или компании, показываются в её ленте и подсвечиваются счётчиками, когда срок наступил или прошёл.

Как увидеть просроченные дела в Битрикс24?

Менеджер видит их по счётчикам на канбане и в списке сделок. Руководителю удобнее отбор по ответственному и сроку в списке дел или отчёт в аналитике CRM, а при системной просрочке — робот, который напоминает менеджеру о деле или сообщает руководителю.

← Все статьи