Проекты в Битрикс24: как создать проект и управлять задачами — канбан, диаграмма Ганта, скрам
05.05.2026
Коротко: проект в Битрикс24 — это рабочая группа со сроками, в которой собраны задачи, чат, файлы и календарь одной работы. Его заводят под дело с началом, концом и общим результатом: запуск сайта, открытие филиала, внедрение системы. Задачи проекта можно вести списком, на общей канбан-доске, в диаграмме Ганта или по скраму со спринтами — выбор зависит не от вкуса, а от того, как устроена сама работа. Главная ошибка — плодить проекты там, где хватает обычных задач или CRM.
Содержание:
- Что такое проект в Битрикс24
- Проект, группа или скрам: что выбрать
- Как создать проект
- Задачи проекта и канбан-доска
- Диаграмма Ганта: сроки и зависимости
- Скрам в Битрикс24: бэклог и спринты
- Как руководителю видеть все проекты
- Как завершить, отправить в архив или удалить проект
- Ошибки управления проектами
- Частые вопросы
Что такое проект в Битрикс24
Технически проект — разновидность рабочей группы. У группы есть участники, лента обсуждений, чат, общий диск, календарь и задачи. У проекта всё то же самое плюс сроки начала и окончания и инструменты планирования: общая канбан-доска со стадиями и диаграмма Ганта. Поэтому в интерфейсе проекты и группы живут в одном разделе, а в поиске их часто путают.
Смысл проекта — граница. Всё, что относится к одной работе, лежит в одном месте, а доступ к нему есть у тех, кто в проекте участвует. Новый человек, которого подключили на середине, открывает проект и видит историю: какие задачи были, что обсуждали, какие файлы согласовали. Без проекта та же информация разбросана по личным задачам, чатам и почте.
Проекты не заменяют ни задачи, ни CRM. Задача остаётся единицей работы с ответственным и сроком — как с ней работать, разобрано в статье про задачи в Битрикс24. Проект лишь собирает задачи одной работы вместе и даёт им общий план.
Проект, группа или скрам: что выбрать
При создании Битрикс24 предлагает выбрать формат. От выбора зависят инструменты внутри, поэтому стоит решить заранее, как команда будет работать.
| Формат | Для чего подходит | Что внутри | Когда не подходит |
|---|---|---|---|
| Группа | Постоянное общение и файлы отдела или темы без сроков | Лента, чат, диск, календарь, задачи | Когда нужен план по датам и контроль сроков |
| Проект | Работа с началом, концом и общим результатом | Всё, что в группе, плюс сроки проекта, общая канбан-доска, диаграмма Ганта | Поток однотипных задач отдела без финала |
| Скрам | Команда разработки или продукта, которая работает итерациями | Бэклог, эпики, спринты, оценка задач, диаграммы хода спринта | Работа с жёсткими датами и заказчиком, который ждёт срок, а не итерацию |
Практическое правило: если вы не можете назвать дату, когда работа закончится, скорее всего, вам нужна группа или просто задачи отдела. Если можете и в работе участвует больше трёх человек — проект. Скрам берут только тогда, когда команда уже знает эту методологию; учиться ей на портале — плохая идея.
Как создать проект
- Выберите формат. В разделе проектов нажмите создание и укажите тип — проект, группа или скрам.
- Название и описание. Название — по результату, а не по процессу: «Запуск интернет-магазина», а не «Работы по сайту». В описании — цель и критерий, по которому проект считается завершённым.
- Сроки. Даты начала и окончания проекта. Их можно сдвигать, но без них проект не отличается от группы.
- Видимость и приватность. Решите, видят ли проект все сотрудники и может ли кто-то вступить сам, или проект закрыт и участников добавляют только по приглашению.
- Участники и роли. У проекта есть владелец, модераторы и участники. Владелец отвечает за проект в целом, модераторы помогают управлять составом и настройками, участники работают с задачами.
- Внешние участники. Подрядчика или клиента можно подключить к проекту, не давая доступ ко всему порталу. Доступность этой возможности зависит от тарифа — проверьте до того, как обещать клиенту доступ.
- Права внутри проекта. Кто может создавать задачи, приглашать людей, менять настройки. По умолчанию права широкие — для больших проектов их стоит сузить.
Проекты доступны и на бесплатном тарифе, но ограничения по числу проектов, участников и инструментов планирования зависят от плана. Проверить на реальной задаче можно, создав портал Битрикс24 бесплатно.
Что увидит новый участник проекта
Вопрос всплывает всякий раз, когда в работу подключают человека на середине: увидит ли он переписку и задачи, которые были до него. Материалы из проекта никуда не деваются — задачи, файлы на диске, сообщения в чате и ленте остаются на месте, и новый участник открывает их так же, как остальные. Что именно ему доступно, определяет не дата вступления, а две настройки.
- Тип проекта. В открытом проекте содержимое видно всем сотрудникам портала, и вступить может любой. В закрытом проект и его содержимое скрыты, доступ — только по приглашению.
- Права доступа внутри проекта. Их настраивает владелец: отдельно по задачам, диску, календарю и другим инструментам. Поэтому один участник видит все задачи проекта, а другой — только свои.
Если новому человеку «ничего не видно», дело почти всегда в роли: его добавили с правами, в которых раздел закрыт. Проверять нужно не задачу, а настройки прав проекта — разбор уровней доступа есть в статье про права доступа в Битрикс24.
Задачи проекта и канбан-доска
Задачи, привязанные к проекту, видят все его участники. Смотреть на них можно списком, по срокам, в календаре, на канбан-доске и в диаграмме Ганта — это разные представления одних и тех же задач.
Что такое канбан в Битрикс24
Канбан — доска со стадиями, по которым задачи перемещаются слева направо: например, «Новые», «В работе», «На согласовании», «Готово». У проекта доска общая: стадии одинаковы для всех участников, и перетаскивание карточки видят все. Этим она отличается от личной доски сотрудника («Мой план»), где стадии у каждого свои и никому больше не видны.
Стадии общей доски стоит называть так, чтобы по ним было понятно, что происходит с работой, и чтобы их было немного — четыре-шесть. Десять стадий на доске означают, что задачи на половине из них не задерживаются, и доску перестают двигать.
Роботы на стадиях проекта
На стадии общей доски можно повесить роботов: при переходе задачи на «На согласовании» — уведомить руководителя, при переходе на «Готово» — поставить задачу следующему исполнителю или сменить срок. Так проект передаёт работу между людьми без ручных напоминаний. Какие действия умеют роботы и почему они иногда не срабатывают, разобрано в статье про роботов в Битрикс24.
Канбан хорошо работает, когда задачи проходят одинаковый путь — например, материалы для сайта: написать, согласовать, сверстать, опубликовать. Для проектов, где задачи разнородные и связаны сроками, полезнее диаграмма Ганта.
Продумаем, какие работы вести проектами, а какие — задачами отдела или в CRM, настроим доски, роботов и права, обучим руководителей проектов. Подробнее — внедрение и настройка Битрикс24.
Список, канбан, сроки, Гант: чем отличаются режимы
Одни и те же задачи проекта показываются в нескольких режимах — это не разные списки задач, а разные взгляды на один и тот же набор. Переключение режима ничего не меняет в самих задачах, поэтому спорить, «работать списком или канбаном», бессмысленно: у каждого режима своя работа.
| Режим | Что показывает | Когда удобен |
|---|---|---|
| Список | Максимум полей: название, статус, сроки, ответственный; сортировка и фильтры | Разобрать большой объём, найти задачу, выгрузить срез |
| Канбан | Доска со стадиями: карточка двигается слева направо до готовности | Ежедневная работа команды и планёрки: видно, где затык |
| Сроки | Задачи разложены по колонкам в зависимости от крайнего срока | Контроль дедлайнов: что горит сегодня, что можно отложить |
| Мой план | Личная доска сотрудника со стадиями, которые он придумывает сам | Планирование своего дня, а не общей работы проекта |
| Календарь | Задачи на сетке дат вместе с загрузкой по периодам | Понять, на какую неделю приходится пик |
| Диаграмма Ганта | Задачи как полосы на календарной сетке со связями между ними | План работ со сроками и зависимостями, отчёт заказчику |
Практика простая: команда живёт в канбане, руководитель смотрит сроки и Гант, сотрудник планирует день в «Моём плане». Список нужен, когда задач стало много и их надо разобрать по фильтрам.
Диаграмма Ганта: сроки и зависимости
Диаграмма Ганта показывает задачи проекта полосами на шкале времени. Её сила — зависимости: задачу «Вёрстка» можно связать с задачей «Дизайн», и если дизайн задержится, сроки вёрстки сдвинутся вслед. Руководитель видит, как задержка одной задачи отражается на дате завершения всего проекта.
Чтобы диаграмма работала, у задач должны быть заполнены плановые даты начала и завершения, а не только крайний срок. Это главная причина, почему у многих диаграмма пустая: задачи ставят с одним дедлайном, и строить по ним нечего.
Кому диаграмма нужна: проектам с последовательными этапами и внешними датами — запуск, строительство, подготовка мероприятия, внедрение. Кому не нужна: командам с потоком коротких задач, где плановые даты никто не будет поддерживать в актуальном виде. Неактуальный план хуже, чем отсутствие плана, — он создаёт ложное ощущение контроля.
Скрам в Битрикс24: бэклог и спринты
Скрам в Битрикс24 — отдельный тип проекта для команд, которые работают короткими итерациями. Логика такая:
- Бэклог — общий список всего, что команда планирует сделать. Задачи в нём сортируют по приоритету и группируют в эпики — крупные блоки работы.
- Спринт — отрезок фиксированной длины, обычно одна-две недели. Перед стартом команда переносит в спринт задачи из бэклога, которые реально успеет сделать.
- Оценка — задачам ставят условные баллы трудоёмкости. По ним видно, сколько работы команда закрывает за спринт, и планировать следующий становится проще.
- Доска спринта — канбан со стадиями, по которому задачи спринта двигаются до готовности.
- Завершение спринта — незакрытые задачи возвращаются в бэклог или переходят в следующий спринт, а графики показывают, как шла работа.
Скрам хорош для разработки, продуктовых команд и маркетинга с большим потоком гипотез. Он плохо подходит, когда заказчик ждёт конкретную дату сдачи всего объёма, а состав работ зафиксирован в договоре, — там честнее классический проект с диаграммой Ганта.
Чем скрам отличается от обычного проекта
Технически скрам в Битрикс24 — тоже проект: у него есть участники, чат, файлы и задачи. Отличается способ планирования. В проекте работу раскладывают по датам, в скраме — по приоритету и коротким отрезкам, а к задачам добавляются инструменты, которых в обычном проекте нет.
| Что сравниваем | Проект | Скрам |
|---|---|---|
| Как планируют | По календарю: сроки задач и самого проекта | По приоритету: бэклог и спринты |
| Главный вопрос | Когда будет готово всё | Что сделаем за ближайший спринт |
| Где видна картина | Список, канбан, диаграмма Ганта | Бэклог, доска активного спринта |
| Оценка задач | Сроки и учёт времени | Стори Поинты — сравнительная сложность |
| Крупные блоки работы | Подзадачи и связи между задачами | Эпики |
| Роли | Владелец, помощники, участники | Владелец продукта, скрам-мастер, команда, заинтересованные лица |
| Аналитика | Сроки, эффективность, отчёты по задачам | Диаграмма сгорания задач, скорость команды |
| Критерий готовности | Задачу принимает постановщик | Чек-лист Definition of Done, общий для команды |
Кроме инструментов, скрам задаёт ритм встреч: планирование спринта, ежедневный скрам, обзор спринта и ретроспектива. Если команда не готова проводить их регулярно, от скрама останется только непривычная доска — в таком случае обычный проект с канбаном даст тот же результат проще.
Скрам доступен не на всех тарифах Битрикс24, а количество скрам-команд зависит от тарифа — это стоит проверить до того, как переводить на него работу.
Как создать скрам и запустить спринт
- Откройте раздел задач и проектов, выберите «Скрам» и нажмите создание. Укажите название, описание, состав команды и инструменты, которые нужны внутри.
- Задайте длительность спринта. Стандартный отрезок — от одной до четырёх недель; менять его от спринта к спринту не стоит, иначе не с чем сравнивать результат.
- Наполните бэклог. Пополнять его может вся команда, а отбирать задачи в работу — владелец продукта или руководитель, иначе в спринт попадает всё подряд.
- Соберите спринт: перенесите в него задачи из бэклога, оцените их трудоёмкость в условных баллах и стартуйте.
- Ведите работу на доске спринта — это тот же канбан, только ограниченный задачами текущего отрезка.
Скрам, который больше не нужен, не обязательно удалять: у него есть архив — данные сохраняются, а из общего списка он пропадает.
Как завершить спринт и где смотреть результаты
Спринт не закрывается сам в последний день — его завершает владелец или скрам-мастер кнопкой завершения. Перед закрытием Битрикс24 показывает сводку: цель спринта, сроки, сколько задач сделано и сколько осталось. Для незакрытых задач в этом же окне есть блок действий с незавершёнными задачами: их отправляют обратно в бэклог или переносят в следующий спринт.
Оценить, как шла работа, помогают два графика:
- Диаграмма сгорания задач — по текущему спринту. На ней две линии: идеальная, по которой работа убывает равномерно, и фактическая. Если фактическая линия долго идёт выше идеальной, команда не успевает, и говорить об этом нужно в середине спринта, а не в последний день.
- Скорость команды — по завершённым спринтам, открывается в меню элементов скрама. Столбики показывают, сколько Стори Поинтов планировали на каждый спринт и сколько закрыли. Через три-четыре спринта по этому графику видно, сколько работы команда реально берёт на отрезок.
Оба графика считаются по оценкам задач. Если задачи уходят в спринт без Стори Поинтов, диаграммы останутся пустыми или будут показывать случайную картину.
Задачи спринта остаются обычными задачами Битрикс24. Поэтому посмотреть их вне скрам-доски и выгрузить можно через общий список задач: отфильтруйте его по нужному скраму и статусу — и работайте со списком так же, как с любыми другими задачами. Подробнее о списке и фильтрах — в статье о задачах в Битрикс24.
Чем бэклог отличается от плана-графика
Это два разных способа планировать, и путаница между ними — самая частая причина, по которой скрам «не приживается».
- Бэклог — очередь по приоритету без дат. В нём написано, что команда считает важным сделать раньше, но не сказано, когда это будет сделано. Порядок пересматривают перед каждым спринтом.
- План-график (в Битрикс24 — диаграмма Ганта) — работы, разложенные по календарю, со сроками и зависимостями: пока не закончена одна задача, не начинается следующая. Он отвечает на вопрос «когда» и позволяет обещать дату.
Отсюда правило выбора: если заказчику нужна дата сдачи всего объёма — нужен план-график и обычный проект. Если объём заранее неизвестен и приоритеты меняются каждые две недели — бэклог и спринты. Держать одновременно жёсткий план-график и «гибкий» бэклог на одной и той же работе не получается: одно из двух всегда окажется декорацией.
Как убрать ненужный или тестовый скрам
Тестовый скрам, на котором команда пробовала инструмент, или скрам закончившегося продукта проще всего отправить в архив: он пропадает из общего списка, а задачи, спринты и графики сохраняются. Вернуть его из архива можно в любой момент.
Удалять стоит только пустые и заведённые по ошибке скрамы — порядок и права те же, что описаны ниже для удаления проекта. Скрам с историей спринтов лучше не удалять: вместе с ним пропадёт статистика скорости команды, по которой планируют следующие спринты.
Как руководителю видеть все проекты
Когда проектов больше пяти, открывать каждый по очереди бессмысленно. Руководителю нужны три среза.
- Список проектов со счётчиками. Сколько в каждом проекте просроченных задач и задач, которые ждут внимания. Проект, где счётчик растёт вторую неделю, требует разговора с владельцем.
- Задачи по участникам. Один и тот же человек часто участвует в нескольких проектах. Если смотреть на загрузку только внутри проекта, перегрузку не видно.
- Сроки проектов. Какие проекты перешагнули дату окончания и почему: сдвинули сознательно или просто забыли закрыть.
Штатных отчётов по задачам хватает на старте. Если нужны сводные дашборды по проектам, затратам времени и загрузке, их собирают в BI-конструкторе — какие отчёты есть в портале и когда нужны свои, разобрано в статье про отчёты в Битрикс24. Кто какие проекты и задачи видит, определяют права доступа — подробнее в статье права доступа в Битрикс24.
Важно: у каждого проекта должен быть один владелец, который отвечает за его состояние, — не за выполнение всех задач, а за то, что задачи поставлены, сроки актуальны, а завершённый проект закрыт. Проект «общий для всех» через месяц становится проектом ничьим: задачи висят, план расходится с реальностью, и команда возвращается в мессенджер.
Как завершить, отправить в архив или удалить проект
Завершённый проект не стоит оставлять активным: он засоряет список, а его задачи продолжают попадать в счётчики. Есть два пути.
- Архив. Проект уходит из списка активных, но история, задачи и файлы сохраняются. Через год можно найти, как решали похожую задачу, и взять оттуда шаблоны. Для завершённых рабочих проектов это правильный вариант почти всегда.
- Удаление. Уместно для пустых, тестовых и созданных по ошибке проектов. Перед удалением выгрузите файлы и перенесите задачи, которые нужно сохранить: удаление необратимо, а что именно исчезнет вместе с проектом, зависит от настроек и версии портала.
Как отправить проект в архив
Архив — это не удаление, а смена типа проекта. Откройте проект, перейдите в расширенные настройки, найдите раздел с типом проекта, поставьте отметку «Архивный» и сохраните изменения. Проект пропадёт из общего списка, но задачи, файлы и переписка останутся на месте; найти его потом можно фильтром по архивным. Чтобы вернуть проект в работу, отметку снимают тем же путём.
У скрам-команды логика та же: её отправляют в архив кнопкой, данные при этом сохраняются.
Как удалить проект в Битрикс24
Удаление нужно только для пустых, тестовых и заведённых по ошибке проектов. Откройте проект, зайдите в раздел «О проекте», выберите вкладку с действиями и пункт удаления, затем подтвердите действие.
Удалить или архивировать проект может его владелец. Администратор портала видит и удаляет любые группы и проекты, когда включает режим администратора. Если нужного пункта в меню нет, скорее всего, у вас роль участника, а не владельца — или не включён режим администратора.
Перед закрытием полезно пройтись по задачам: незавершённые — либо закрыть с пометкой, либо перенести в новый проект или в задачи отдела. Иначе они останутся висеть у исполнителей без контекста.
Ошибки управления проектами
- Проект под каждого клиента. Через год в портале сотни групп, в которых никто не ориентируется. Работу с клиентами правильнее вести в CRM и привязывать задачи к сделкам.
- Проект без финала. Работа, у которой нет даты окончания и результата, — это отдел, а не проект. Для неё нужна группа или обычные задачи.
- Слишком много стадий на доске. Карточки перестают двигать, доска перестаёт отражать реальность.
- Диаграмма Ганта без плановых дат. План на пустых полях не строится, а построенный вручную и не поддерживаемый — вводит в заблуждение.
- Скрам ради моды. Спринты и оценки без понимания методологии превращаются в ритуал, который отнимает время и ничего не даёт.
- Все в наблюдателях. Участники проекта и так видят его задачи; добавлять их ещё и наблюдателями к каждой задаче — значит утопить людей в уведомлениях.
- Завершённые проекты не закрывают. Счётчики просрочек врут, список проектов разрастается, новые участники путаются, какой проект живой.
- Запуск без правил. Когда заводить проект, кто владелец, как называть стадии — если это не договорено, каждый делает по-своему. Как ввести правила и научить команду, разобрано в статье про обучение работе в Битрикс24.
Частые вопросы
Чем проект отличается от группы в Битрикс24?
Проект — это рабочая группа со сроками начала и окончания и инструментами планирования: общей канбан-доской и диаграммой Ганта. Группа подходит для постоянного общения и файлов отдела или темы, у которых нет финала.
Как создать проект в Битрикс24?
В разделе проектов нажать создание, выбрать тип «проект», указать название, описание и сроки, решить, видят ли проект все сотрудники, и добавить участников с ролями владельца, модераторов и участников. Затем настроить права внутри проекта и стадии общей доски.
Что такое канбан в Битрикс24?
Это доска со стадиями, по которым задачи перемещаются до готовности. В проекте доска общая для всех участников, у сотрудника есть и личная доска со своими стадиями. На стадии общей доски можно повесить роботов.
Когда нужен скрам, а когда обычный проект?
Скрам подходит командам, которые работают короткими итерациями и уже знают методологию: разработка, продукт, маркетинг с потоком гипотез. Если заказчик ждёт конкретную дату сдачи зафиксированного объёма, честнее обычный проект с диаграммой Ганта.
Как удалить проект в Битрикс24?
Удалить проект может владелец или администратор портала через меню проекта. Для завершённых рабочих проектов лучше архив: история и файлы сохраняются. Перед удалением стоит выгрузить нужные файлы и перенести задачи, которые должны остаться.
Как архивировать проект в Битрикс24?
Откройте проект, перейдите в расширенные настройки, в разделе с типом проекта поставьте отметку «Архивный» и сохраните изменения. Проект уйдёт из общего списка, а задачи, файлы и переписка сохранятся; найти его можно фильтром по архивным, а вернуть в работу — сняв ту же отметку.
Чем скрам отличается от проекта в Битрикс24?
Проект планируют по календарю: у задач и у самого проекта есть сроки, картину показывает диаграмма Ганта. Скрам планируют по приоритету: задачи лежат в бэклоге и уходят в работу спринтами. В скраме есть инструменты, которых нет в проекте: эпики, оценка в Стори Поинтах, диаграмма сгорания задач и скорость команды.
Как завершить спринт и что будет с незавершёнными задачами?
Спринт завершает владелец или скрам-мастер кнопкой завершения. Битрикс24 показывает сводку по цели и задачам и предлагает выбрать, что сделать с незакрытыми задачами: вернуть в бэклог или перенести в следующий спринт. Результаты прошлых спринтов видны на диаграмме скорости команды.
Чем бэклог отличается от плана-графика?
Бэклог — очередь задач по приоритету без дат: он отвечает на вопрос «что важнее». План-график, то есть диаграмма Ганта, раскладывает работы по календарю со сроками и зависимостями и отвечает на вопрос «когда». Заказчику с фиксированной датой нужен план-график, команде с меняющимися приоритетами — бэклог и спринты.
Чем режим «Список» отличается от канбана?
Это два взгляда на один и тот же набор задач. В списке видно максимум полей, есть сортировка и фильтры — он нужен, чтобы разобрать большой объём. Канбан показывает стадии: карточка двигается до готовности, и сразу видно, где работа застряла.
Увидит ли новый участник проекта, что было до его подключения?
Задачи, файлы и переписка из проекта не исчезают, поэтому новый участник открывает их вместе с остальными. Доступ определяют тип проекта (в закрытом содержимое видно только участникам) и права, которые настроил владелец. Если разделы не видны, проверьте права роли, с которой человека добавили.