Документы в Битрикс24: как создать документ, настроить шаблон, нумерацию и подписание

18.09.2026

Коротко: документы в Битрикс24 — это счета, акты, договоры и коммерческие предложения, которые CRM собирает по шаблону прямо из карточки сделки: реквизиты, товары и суммы подставляются сами. Документ создаётся кнопкой «Документ» в карточке, скачивается в pdf или docx и отправляется клиенту по почте, СМС или в чат. Ниже — как создать документ, настроить и загрузить свой шаблон, что такое символьные коды и модификаторы, как устроена нумерация, как поставить создание документов на роботов и подписать договор с клиентом электронно.

Содержание:

• Какие документы есть в Битрикс24
• Как создать документ в CRM
• Что можно сделать с готовым документом
• Шаблоны документов: где находятся и что в них настраивается
• Как изменить стандартный шаблон или загрузить свой
• Товары и услуги в документе
• Модификаторы: падежи, даты и сумма прописью
• Нумерация документов
• Печать и подпись в документе
• Роботы: документы без участия менеджера
• Права доступа к документам и шаблонам
• Электронное подписание: Битрикс24 Подпись
• Если документ формируется неправильно
• Типичные ошибки при работе с документами
• Частые вопросы

Какие документы есть в Битрикс24

Словом «документы» в Битрикс24 называют три разные вещи, и из-за этого их часто путают. Разведём их сразу.

Эта статья — про первое и второе: документы, которые рождаются из сделки и уходят клиенту. Они экономят больше всего времени отдела продаж: менеджер не открывает прошлогодний файл договора и не перебивает в нём реквизиты, а получает готовый документ за одно нажатие.

По справке Битрикс24, документ можно создать из лида, сделки, контакта, компании, счёта, коммерческого предложения и элемента смарт-процесса. На практике основной источник — сделка: в ней уже есть клиент, товары и сумма.

О тарифах справка говорит коротко: документы CRM доступны не на всех тарифах. Перечень меняется, поэтому сверяйтесь со страницей сравнения тарифов. Если портала ещё нет, зарегистрировать его можно в облаке Битрикс24 и посмотреть раздел вживую.

Как создать документ в CRM

В веб-версии порядок такой:

1. Откройте карточку элемента CRM, например сделку.
2. Нажмите кнопку «Документ» и выберите шаблон из списка.
3. CRM сформирует документ: подставит данные из карточки и реквизиты вашей компании.
4. Проверьте данные. Если что-то нужно поправить в этом экземпляре — нажмите «Редактировать документ». Если ошибка в самом шаблоне — «Редактировать шаблон».

Многостраничный документ листается постранично, масштаб можно менять. Все документы, созданные ранее по этому элементу, лежат в «Документ» > «Список документов»: там видны дата, название документа и название шаблона, документ можно открыть или удалить.

В мобильном приложении

В карточке элемента нажмите плюс в правом нижнем углу и выберите «Подготовить документ», затем шаблон. Данные правятся через значок карандаша. Созданные ранее документы открываются через три точки > «Документы». Ограничение одно: загружать новые шаблоны можно только в версии для компьютера. Как устроено само приложение, мы разбирали в статье приложение Битрикс24.

Главное условие качества документа — заполненная карточка. CRM не придумывает данные: если у компании клиента нет реквизитов, в договоре на их месте будет пусто. Поэтому документы начинаются не с шаблона, а с порядка в полях CRM и реквизитах.

Что можно сделать с готовым документом

Скачать и распечатать. Кнопка «Скачать» предлагает два формата — pdf и docx. Печать запускается из меню документа. В мобильном приложении формат выбирается стрелкой, для печати есть значок принтера с выбором числа копий.

Отправить клиенту. В окне документа перечислены каналы отправки, активные выделены:

• E-mail — нужен адрес клиента в карточке, документ уходит в pdf. Про подключение ящика — в статье почта в Битрикс24.
• СМС — нужен подключённый СМС-провайдер.
• Чат открытой линии — только если клиент уже писал вам в этот чат: начать диалог первым нельзя. Клиент получает ссылку и скачивает документ в pdf. Как подключаются такие каналы — в статье открытые линии.

Порядок каналов меняется в настройках: часто используемые можно вынести в начало списка. В мобильном приложении к этим способам добавляется «Поделиться документом» — отправка файла через приложения телефона.

Дать клиенту QR-код для оплаты счёта. Клиент сканирует код в приложении банка и платит без ручного ввода реквизитов. Код открывается через три точки в правом углу документа > «QR-код для оплаты». Два условия: у вашей компании должны быть заполнены реквизиты, включая банковские, и работает это только для документов с российскими реквизитами.

Отправить на электронную подпись — через Битрикс24 Подпись, о ней ниже.

Про скорость. Документы формируются на серверах Битрикс24 по очереди, поэтому иногда pdf появляется не мгновенно. В справке упомянута платная опция «Буст скорости генерации документов CRM» — под неё выделяется отдельный сервер.

Шаблоны документов: где находятся и что в них настраивается

На каждом портале есть стандартный набор шаблонов — для счетов, актов и коммерческих предложений. Список открывается из карточки любого элемента CRM: «Документ» > «Добавить новый шаблон». В списке видны название шаблона, привязка к разделам и дата изменения. Настройки шаблона открываются через меню рядом с его названием, пункт «Изменить».

Три замечания из практики.

Переименуйте стандартные шаблоны. Справка Битрикс24 прямо советует не оставлять название вроде «Счет (Россия)»: письмо с таким вложением клиент может принять за спам. Добавьте в название свою компанию.

Привязывайте шаблоны к воронкам. Сотрудники не видят шаблоны, которые не относятся к их воронке. Если у вас несколько воронок продаж с разными договорами, привязка избавляет менеджера от выбора из двадцати похожих строк и от отправки не того договора.

Расставьте шаблоны по частоте. В настройках списка шаблонов включается колонка «Сортировка», после чего строки перетаскиваются мышью. Порядок в меню «Документ» совпадает с порядком в списке — самые ходовые шаблоны стоит поднять наверх.

Если компания работает с другими странами, шаблоны для них ставятся из того же списка: настройки > «Загрузить шаблоны по умолчанию», выбор страны, «Установить».

Как изменить стандартный шаблон или загрузить свой

Шаблон — это обычный файл docx, в котором на месте данных стоят символьные коды в фигурных скобках: {DealTitle}, {CompanyName}, {DocumentNumber}. Код подсказывает CRM, из какого поля взять значение. При создании документа коды заменяются данными из карточки.

Полный перечень кодов открывается там же, где список шаблонов: «Настройки» > «Список полей». Названия в таблице совпадают с названиями полей в карточке. Чтобы не листать всё подряд, в фильтре «Источник» выберите элемент, из которого создаётся документ, например «Сделка».

Код с приставкой и без

У одного поля бывает несколько кодов. Рабочий телефон ответственного, например, — это и {CompanyAssignedWorkPhone}, и {AssignedWorkPhone}. Разница существенная:

• код с приставкой берёт данные через связанный элемент — в примере через компанию. Если связанного элемента нет, значение не появится;
• код без приставки относится к элементу, из которого создаётся документ. Такой код удобнее для шаблонов, которые используются из разных разделов CRM.

Правим стандартный шаблон

1. В списке шаблонов откройте меню нужного шаблона и выберите «Изменить».
2. Нажмите «Скачать шаблон» — он сохранится в формате docx.
3. Добавьте в файл нужные коды и сохраните его в docx.
4. В настройках шаблона нажмите «Выбрать на компьютере», загрузите файл и сохраните.
5. Создайте по шаблону документ и проверьте, что на месте кодов появились данные.

Типовые доработки, которые приводит справка: реквизиты клиента в счёте, срок действия коммерческого предложения (строка «Предложение действительно до: {ActualDate}»), адрес доставки в накладной и номер с датой договора в акте. В двух последних случаях в сделке сначала создают пользовательское поле, а затем вставляют в шаблон его код.

Загружаем свой шаблон

Если у компании уже есть согласованный с юристом договор, его не нужно перерисовывать под стандартный макет. Откройте свой файл в текстовом редакторе, замените в нём переменные части символьными кодами, сохраните в docx и загрузите в список шаблонов кнопкой «Загрузить». Дальше укажите название, права доступа и привязку к разделу.

Ограничения к файлу: формат docx, размер не больше 2 МБ. Менять шаблоны может администратор Битрикс24 или сотрудник с соответствующим правом.

Перенесём ваши договоры, счета и акты в шаблоны CRM, настроим нумерацию, права и автоматическую отправку. Подробнее — внедрение и настройка Битрикс24.

Товары и услуги в документе

Список позиций в документе берётся из товаров сделки. В шаблоне его оформляют двумя способами:

• таблицей — коды вставляются в строку таблицы, и CRM создаёт отдельную строку для каждого товара;
• простым списком — блок обозначается метками {PRODUCTS.BLOCK_START} и {PRODUCTS.BLOCK_END}, внутри ставятся коды названия, количества, единицы измерения, цены и суммы. Блок повторяется для каждой позиции.

Коды позиций выглядят так: {ProductsProductName} — название, {ProductsProductQuantity} — количество, {ProductsProductPrice} — цена. Итог по документу — {TotalSum}, ставка налога — {TaxesTaxRate}.

Отдельная настройка шаблона — «Табличная часть»: товары, услуги или товары и услуги. Она влияет только на печатную форму, данные в сделке не меняются. Пример из справки: в сделке продан кондиционер и его монтаж. В акт выводят только монтаж, в накладную — только кондиционер, в счёт — обе позиции. Один набор товаров в сделке, три правильных документа.

Если каталог и цены ведутся в учётной системе, заполнять товары руками незачем — их приносит обмен. Как это настраивается, разобрано в статье интеграция 1С и Битрикс24.

Модификаторы: падежи, даты и сумма прописью

Модификатор меняет формат, в котором значение выводится в документе, и не трогает само значение в CRM. Он пишется внутри фигурных скобок после знака тильды: в коде {DocumentCreateTime~d.m.Y} поле — DocumentCreateTime, модификатор — d.m.Y.

Значения падежей: -1 — именительный, 0 — родительный, 1 — дательный, 2 — винительный, 3 — творительный, 4 — предложный. Несколько модификаторов перечисляются через запятую внутри одних скобок: {ContactFormattedName~Format=#LAST_NAME# #NAME# #SECOND_NAME#, Case=0} выведет «Иванова Ивана Ивановича» для шапки договора.

У модификаторов есть ограничения, о которые спотыкаются чаще всего:

• склонение по падежам работает только для русских имён с указанным отчеством;
• сумма прописью доступна только для рублей, белорусских рублей, гривен и тенге;
• модификаторы имени работают только с системными полями;
• модификаторы в целом работают только с полями, у которых указан тип.

По умолчанию дата выводится в формате страны, к которой привязан шаблон. Если в документе нужно «25 апреля 2022» со строчной буквы, справка даёт готовую запись: {DocumentCreateTime~format=d F Y, letterCase=lower}.

Нумерация документов

Номер документу присваивает нумератор — набор правил. Нумераторы для документов, счетов и предложений настраиваются в CRM > Ещё > Настройки > Настройки CRM > Нумератор. Второй путь — прямо из шаблона: кнопка «Создать» рядом с полем «Используемый нумератор».

Шаблон номера собирается из переменных, которые можно расставить в любом порядке:

• последовательный номер;
• текущий день, месяц или год;
• префикс — произвольное слово или цифры;
• случайный номер из цифр и заглавных букв;
• ID элемента CRM, ID вашей компании или ID клиента.

Для последовательного номера задаются начальное значение, шаг, длина и заполнитель: при длине 3 номера выглядят как 001, 002, 003. «Период работы нумератора» определяет, когда нумерация начинается заново — никогда, каждый день, месяц или год. Чтобы документы из разных периодов не путались, справка советует сочетать последовательный номер с датой.

Две настройки, про которые забывают:

• Часовой пояс. Если он не выбран, сброс номеров идёт по времени сервера, а не вашего региона.
• Сквозная нумерация на все мои компании. Если от портала работают несколько юрлиц, решите заранее: общая у них нумерация или у каждого своя.

Следующий номер можно поправить вручную: в настройках нумератора выберите «Изменить текущие номера». Нумерация самих лидов и сделок стандартная и не редактируется. Создавать и настраивать нумераторы могут администратор и сотрудники с правом на изменение настроек CRM.

Печать и подпись в документе

Изображения подписи и печати CRM берёт из двух мест: из реквизитов вашей компании и из карточки компании. В карточке для этого нажимают «Выбрать поле», отмечают поля подписи и печати, загружают изображения и сохраняют. В шаблоне должна быть включена опция «С подписями и печатью».

Справка рекомендует загрузить изображения в оба места: стандартные шаблоны используют разные коды. Из реквизитов подпись и печать выводят коды {MyCompanyRequisiteRqSignature} и {MyCompanyRequisiteRqStamp}, из карточки компании — {MyCompanyUfDirectorSign}, {MyCompanyUfAccountantSign} и {MyCompanyUfStamp}. Те же коды ставят в собственный шаблон в том месте, где должна оказаться печать.

Важно: картинка подписи в pdf и электронная подпись — разные вещи. Изображение печати удобно для счёта или коммерческого предложения, которые клиент просто принимает к сведению. Подписанием в юридическом смысле оно не является. Если договор или акт должен быть подписан обеими сторонами без бумаги, для этого есть отдельный инструмент — Битрикс24 Подпись — либо ЭДО. Какой документ чем подписывать, решает ваш юрист, а не настройки шаблона.

Роботы: документы без участия менеджера

В роботах CRM есть группа «Оформление документов» из четырёх роботов.

«Создать документ» формирует документ по шаблону, когда элемент попадает на стадию. У робота шесть параметров: шаблон, «Ожидать конвертации pdf-файла», «С подписью и печатью», «Создать публичную ссылку», «Моя компания и реквизиты» и «Поля документа». Самый важный — ожидание pdf: если его включить, следующий робот запустится только после того, как файл готов. Без этого робот-письмо может уйти клиенту раньше, чем сформируется вложение.

Рабочая связка для стадии «Выставить счёт»: робот создаёт счёт с ожиданием pdf, следующий робот отправляет его клиенту на e-mail. Менеджер только переводит сделку на стадию.

«Отправить документ на подпись» создаёт документ в разделе «Подпись» и отправляет его директору и клиенту. Клиент получает СМС со ссылкой; если телефона в карточке нет — письмо. Если нет ни телефона, ни e-mail, робот не сработает.

«Изменить реквизиты» и «Получить информацию о реквизитах» — вспомогательные. Первый обновляет реквизиты компании или контакта (и меняет только уже заполненные поля), второй передаёт значения реквизитов другим роботам — например, фактический адрес клиента в уведомление для доставки.

Согласование — отдельная задача. Если договор перед отправкой должен посмотреть юрист или руководитель, это делается не шаблоном документа, а процессом с этапом утверждения. Пример такого маршрута мы разбирали в статье про бизнес-процессы в Битрикс24.

Права доступа к документам и шаблонам

Права настраиваются в списке шаблонов: «Настройки» > «Права доступа». Настройка доступна не на всех тарифах. По умолчанию есть две роли — «Администратор» и «Менеджер», обе позволяют работать со всеми документами. Свои роли создаются через три точки > «Новая роль»; права готовой роли можно скопировать в новую.

Прав три блока:

• Настройки — право менять сами параметры доступа. Обычно остаётся у администратора или руководителя.
• Шаблоны — какие шаблоны сотрудник может менять и удалять: «Нет доступа», «Свои», «Свои + своего отдела», «Любые».
• Документы — «Изменение» (просмотр, создание и редактирование) или «Просмотр».

Разумная схема для отдела продаж: менеджерам — «Изменение» документов и «Нет доступа» к шаблонам, руководителю отдела — шаблоны своего отдела. Тогда текст договора не «дорабатывается» каждым менеджером под своего клиента. Эти права живут отдельно от прав на сами сделки — о них в статье права доступа в Битрикс24.

Электронное подписание: Битрикс24 Подпись

Битрикс24 Подпись — сервис в разделе «Подпись», через который документы подписывают с клиентами, поставщиками и другими контрагентами без распечатки и сканов. Что о нём говорит справка:

• используется простая электронная подпись;
• сервис доступен только в Российской Федерации и Республике Беларусь;
• с контрагентом нужно заранее заключить соглашение об обмене электронными документами — образцы соглашений есть в справке;
• не все документы можно подписывать простой электронной подписью, поэтому перед использованием рекомендована консультация юриста.

Перед началом работы настраивают три вещи: права доступа («Подпись» > «Права доступа»), канбан документов и справочник контрагентов («Подпись» > «Контакты»). Дальше документ проходит пять шагов: создать или загрузить файл, выбрать подписантов с обеих сторон, при необходимости отредактировать, выбрать способ отправки ссылки — СМС или e-mail, проверить и отправить.

Сначала документ подписывает представитель вашей компании, после этого он автоматически уходит клиенту. В каждом подписанном документе есть цифровой сертификат, по которому проверяется, не меняли ли файл после подписания: исправленная задним числом сумма в договоре проверку не пройдёт.

Если контрагенту нужна квалифицированная подпись или обмен через оператора ЭДО, это уже не Битрикс24 Подпись, а сторонние сервисы и учётная система. Закрывающие документы обычно живут в 1С — о том, какие данные передаются между системами, читайте в статье про интеграцию 1С и Битрикс24.

Если документ формируется неправильно

Любой новый или изменённый шаблон проверяйте на настоящей сделке с заполненными товарами и реквизитами, а не на пустой тестовой карточке — иначе половина кодов просто не проявится.

Типичные ошибки при работе с документами

• Шаблоны делают раньше, чем наводят порядок в реквизитах. Шаблон идеален, а в документах пусто: у половины клиентов не заполнены ИНН и адрес.
• Оставляют стандартные названия. Клиент получает файл «Счет (Россия)» без названия поставщика.
• Один договор на все случаи. Вместо трёх шаблонов под три типа сделок менеджеры правят один документ руками — и автоматизация заканчивается.
• Шаблоны не привязаны к воронкам. В меню «Документ» двадцать строк, и рано или поздно клиенту уходит не тот договор.
• Нумератор по умолчанию. Счета разных юрлиц идут вперемешку, а в январе нумерация не начинается заново, хотя бухгалтерия этого ждёт.
• Товары в сделке вписаны текстом в комментарий. Табличная часть документа пустая, сумму приходится править в каждом экземпляре.
• Права на шаблоны открыты всем. Через полгода никто не знает, какая версия договора актуальна.
• Картинку подписи считают электронной подписью. До первого спора с контрагентом.
• Роботов ставят без ожидания pdf. Письма уходят с пустым вложением, и менеджеры возвращаются к ручной отправке.

Документы — та часть CRM, где экономия времени видна сразу: вместо получаса на счёт и договор уходит минута. Но работают они только поверх настроенного портала: с заполненными реквизитами, товарами в сделках и понятными стадиями. Как выстроить всё это вокруг отдела продаж, мы разбирали отдельно.

Частые вопросы

Как создать документ в Битрикс24?
Откройте карточку элемента CRM — лида, сделки, контакта, компании, счёта, коммерческого предложения или смарт-процесса, нажмите кнопку «Документ» и выберите шаблон. CRM сформирует документ и подставит в него данные из карточки и реквизиты вашей компании. Готовый документ можно скачать в pdf или docx, распечатать или отправить клиенту.

Где находятся шаблоны документов в Битрикс24?
В карточке любого элемента CRM: кнопка «Документ», затем «Добавить новый шаблон». Откроется список шаблонов с названием, привязкой к разделам CRM и датой изменения. Настройки конкретного шаблона открываются через меню рядом с его названием, пункт «Изменить».

Как загрузить свой шаблон документа?
Подготовьте файл в формате docx размером не больше 2 МБ и вставьте в него символьные коды полей в фигурных скобках, например {DealTitle} или {CompanyName}. Затем в списке шаблонов нажмите «Загрузить», выберите файл и укажите название шаблона, права доступа и привязку к разделу CRM. Список всех кодов открывается там же: «Настройки», затем «Список полей».

Как вывести сумму прописью в документе Битрикс24?
Добавьте к коду поля суммы модификатор W=Y — он пишется внутри фигурных скобок после знака тильды. По справке Битрикс24, сумма прописью доступна только для рублей, белорусских рублей, гривен и тенге.

Как изменить нумерацию документов в Битрикс24?
Через нумератор: CRM > Ещё > Настройки > Настройки CRM > Нумератор либо кнопка «Создать» рядом с полем «Используемый нумератор» в настройках шаблона. В нумераторе задаются шаблон номера, начальное значение, шаг, длина и период, после которого нумерация начинается заново. Следующий номер меняется вручную через «Изменить текущие номера».

Как добавить печать и подпись в документ?
Загрузите изображения подписи и печати в реквизиты компании и в карточку компании, а в настройках шаблона отметьте опцию «С подписями и печатью». Справка Битрикс24 советует загружать изображения в оба места, потому что стандартные шаблоны используют разные коды полей.

Можно ли подписать документ с клиентом прямо в Битрикс24?
Да, через раздел «Подпись». Сервис использует простую электронную подпись и доступен только в России и Беларуси. До отправки документов с контрагентом нужно заключить соглашение об обмене электронными документами. Не все документы можно подписывать простой электронной подписью, поэтому справка Битрикс24 советует сначала проконсультироваться с юристом.

На каких тарифах доступны документы CRM?
В справке Битрикс24 сказано, что документы CRM доступны не на всех тарифах, без перечня. Актуальные условия смотрите в сравнении тарифов на сайте Битрикс24.

← Все статьи